Terug aan het werk na vakantie: zo vermijd je de ratrace

De vakantie loopt op zijn einde. De automatische afwezigheidsberichten verdwijnen uit de mailbox, agenda’s beginnen zich opnieuw te vullen en projecten die tijdens de zomer wat trager liepen, komen weer op gang.

Voor veel ondernemers betekent terug aan het werk na vakantie vooral één ding: opnieuw proberen om zo snel mogelijk alles bij te benen.

Een volle mailbox, klanten die wachten op antwoord, facturen die opgevolgd moeten worden, afspraken die ingepland moeten worden, nieuwe projecten voor het najaar… En ondertussen loopt de gewone dagelijkse administratie natuurlijk gewoon verder.

Voor je het weet is het vakantiegevoel verdwenen en zit je opnieuw midden in de ratrace.

Maar misschien hoeft september helemaal geen inhaalrace te worden.

De periode na de vakantie is juist een goed moment om met wat afstand naar je manier van werken te kijken. Niet alleen naar wat er allemaal moet gebeuren, maar vooral naar wat jij daarvan nog zelf wilt en moet blijven doen.

Waarom is terug aan het werk na vakantie vaak zo druk?

Tijdens de zomer vertraagt het werkritme bij veel bedrijven. Klanten en collega’s zijn met vakantie, vergaderingen worden uitgesteld en bepaalde projecten schuiven door naar september.

Het werk verdwijnt daardoor niet noodzakelijk, een deel ervan wacht gewoon geduldig tot iedereen terug is.

Zodra de vakantieperiode voorbij is, komt alles tegelijk weer op gang.

Je opent je mailbox en ziet berichten die nog opgevolgd moeten worden. De agenda vult zich opnieuw met meetings. Klanten starten nieuwe projecten en plannen die vóór de zomer werden uitgesteld, moeten plots weer concreet worden.

Als ondernemer komt daar nog bij dat je waarschijnlijk ook zelf nieuwe ideeën en plannen hebt voor het najaar.

Het gevolg? Je begint september niet met een lege agenda en een frisse start, maar met een combinatie van achterstallige administratie, nieuwe taken en terugkerend werk.

Als terugkeren naar het werk na een vakantie meestal betekent dat je e-mails en onafgemaakte taken moet inhalen, kan een goede voorbereiding een groot verschil maken. Ik heb eerder geschreven over hoe de ondersteuning van een virtuele assistent je kan helpen om zonder de gebruikelijke achterstand terug te keren van vakantie.

Gebruik september als een tweede startmoment

Januari is traditioneel de maand van goede voornemens, nieuwe plannen en efficiënter werken.

Maar september is daar minstens even geschikt voor.

Na een vakantie heb je namelijk iets wat tijdens een drukke werkperiode moeilijker te vinden is: afstand.

Dingen die vóór je vakantie volkomen normaal leken, kunnen plots opvallen.

→ Waarom besteed ik hier iedere week zoveel tijd aan?

→ Waarom doe ik deze taak nog steeds handmatig?

→ Waarom ben ik degene die dit telkens moet opvolgen?

→ Waarom zit belangrijke informatie alleen in mijn mailbox of in mijn hoofd?

En vooral:

→ Moet ik dit eigenlijk zelf blijven doen?

Dat zijn nuttige vragen wanneer je meer structuur wilt brengen in je onderneming!

Druk zijn is niet hetzelfde als efficiënt werken

Als ondernemer kun je gemakkelijk een volledige dag bezig zijn zonder toe te komen aan het werk waarmee je je bedrijf daadwerkelijk vooruithelpt.

Je beantwoordt e-mails, verplaatst een afspraak, controleert een betaling, je zoekt een document en stuurt tezelfdertijd nog informatie door naar een klant.

Aan het einde van de dag heb je veel gedaan maar toch staat dat ene belangrijke project waar je eigenlijk aan wilde werken nog steeds onaangeroerd op je planning.

Dat is een belangrijk verschil tussen druk bezig zijn en efficiënt werken.

Administratieve taken zijn noodzakelijk om een onderneming goed te laten functioneren, maar dat betekent niet automatisch dat jij ze allemaal zelf moet uitvoeren.

Meer structuur betekent niet automatisch meer tools

Wie efficiënter wil werken, gaat vaak op zoek naar een nieuwe planningstool, projectmanagementsoftware of automatisering.

Tools kunnen absoluut helpen.

Maar een extra systeem zonder duidelijke werkwijze is soms gewoon een extra plek waar je informatie kunt kwijtspelen.

Begin daarom niet bij de tool, maar bij het proces.

Bekijk welke taken regelmatig terugkomen en stel jezelf bij iedere taak een paar eenvoudige vragen:

• Moet deze taak eigenlijk nog gebeuren?
• Moet ik deze taak zelf uitvoeren?
• Kan de werkwijze eenvoudiger?
• Kan een deel ervan geautomatiseerd worden?
• Kan iemand anders deze taak overnemen?

Vooral die eerste vraag wordt vaak vergeten.

We proberen processen efficiënter te maken terwijl de beste oplossing soms is om ermee te stoppen.

Administratie delegeren: wat moet je zelf blijven doen?

Administratie delegeren betekent niet dat je plots de controle over je onderneming uit handen geeft.

Integendeel. Een Virtual Assistant inschakelen werkt daarom beter wanneer je niet alleen kijkt naar de hoeveelheid werk, maar vooral naar de taken die voortdurend terugkomen.

Goed delegeren betekent dat je duidelijke processen en afspraken creëert, zodat taken niet langer afhankelijk zijn van wat jij toevallig die dag nog onthoudt.

Als jij een uur bezig bent met administratieve opvolging die iemand anders perfect kan uitvoeren, is de vraag niet alleen wat die ondersteuning kost.

De interessantere vraag is: wat had jij in dat uur kunnen doen?

Wacht niet met delegeren tot je agenda overloopt

Veel ondernemers denken pas aan een Virtual Assistant wanneer ze structureel tijd tekortkomen.

Dat lijkt logisch, maar het maakt delegeren juist moeilijker.

Wanneer je agenda volledig vol zit, moet je plots tijd vrijmaken om uit te leggen hoe je werkt. Je moet informatie verzamelen die verspreid staat over verschillende systemen, processen documenteren en beslissen welke verantwoordelijkheden iemand anders kan overnemen.

Precies op het moment dat je daar eigenlijk geen tijd meer voor hebt.

Een Virtual Assistant inschakelen werkt daarom beter wanneer je niet alleen kijkt naar de hoeveelheid werk, maar vooral naar de taken die voortdurend terugkomen.

Welke administratieve taken voer je iedere dag, week of maand opnieuw uit?

Welke daarvan vragen jouw expertise?

En welke voer je vooral zelf uit omdat je ze nu eenmaal altijd zelf hebt gedaan?

Dat verschil is belangrijk.

Hoe een Virtual Assistant meer structuur kan brengen

Een Virtual Assistant hoeft niet simpelweg losse taken van je over te nemen.

Goede administratieve ondersteuning begint met bekijken hoe het werk georganiseerd is.

Waar komt informatie binnen?

Wie moet daarop reageren?

Waar worden documenten bewaard?

Welke deadlines moeten opgevolgd worden?

Welke taken keren regelmatig terug?

Welke stappen kunnen gestandaardiseerd of geautomatiseerd worden?

Door daar structuur in te brengen, wordt je onderneming minder afhankelijk van jouw geheugen en dagelijkse beschikbaarheid.

Dat levert niet alleen tijd op, het zorgt er ook voor dat je gemakkelijker kunt loslaten wanneer je een dag niet werkt, een drukke periode hebt of opnieuw vakantie neemt.

Maak van september geen inhaalrace

Natuurlijk ligt er na een vakantie werk te wachten.

Je hoeft alleen niet alles op je eerste werkdag opgelost te hebben.

Begin met overzicht.

Bepaal wat dringend is, wat belangrijk is en wat nog enkele dagen kan wachten.

Reserveer tijd voor administratieve opvolging in plaats van alles tussendoor te proberen afhandelen.

Maar let vooral op de taken die meteen opnieuw beginnen terug te komen.

Terug aan het werk hoeft niet terug naar de ratrace te betekenen

Een onderneming zal altijd drukke periodes hebben. Dat hoort bij ondernemen.

Voortdurend achter de feiten aanlopen hoeft daarentegen geen vast onderdeel van je werkdag te zijn.

Rust ontstaat niet alleen doordat je vakantie neemt.

Rust ontstaat ook wanneer je onderneming zo georganiseerd is dat niet iedere e-mail, afspraak, factuur, deadline en administratieve taak jouw persoonlijke aandacht nodig heeft.

Gebruik het einde van de vakantie daarom niet alleen om je takenlijst opnieuw te openen.

Gebruik het als een moment om kritisch te kijken naar wat er op die lijst staat.

Welke taak neem jij na deze zomer liever niet meer mee in je eigen takenpakket?

Misschien is dat een veel betere start van het nieuwe werkseizoen dan proberen om gewoon nóg efficiënter door dezelfde ratrace te lopen.

En voor je het weet, staan de kerstbomen alweer in de winkels.

Waarschijnlijk ergens volgende week…

Kan er iets van jouw takenlijst af?
Merk je dat vooral administratieve taken steeds opnieuw jouw tijd en aandacht vragen? Dan kunnen we samen bekijken welke taken je kunt uitbesteden en waar ik als Virtual Assistant ondersteuning kan bieden. Neem gerust contact met mij op.